Nguồn: Oracle NetSuite
Hệ thống ERP là gì?
Trong bối cảnh hiện đại, các doanh nghiệp ngày càng phụ thuộc vào hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) để hợp nhất và quản lý toàn bộ thông tin trên một nền tảng duy nhất. Trước đây, ERP thường được triển khai dưới dạng "On-premises" – tức là chạy trên máy chủ nội bộ và hạ tầng CNTT do doanh nghiệp tự đầu tư và quản lý.
Mặc dù mô hình On-premises từng mang lại nhiều lợi ích, nhưng nó cũng bộc lộ những hạn chế rõ rệt, đặc biệt là về chi phí, khả năng linh hoạt và công tác bảo trì. Để khắc phục những điểm yếu này, mô hình ERP triển khai trên nền tảng đám mây (Cloud ERP) đã ra đời, mang đến nhiều ưu thế vượt trội so với phương pháp truyền thống.
Vậy Cloud ERP là gì? Và tại sao ngày càng nhiều doanh nghiệp lựa chọn chuyển hệ thống cốt lõi của mình lên nền tảng điện toán đám mây?
Mô hình On-premises và Cloud là gì?
ERP (Enterprise Resource Planning) là hệ thống tích hợp giúp doanh nghiệp quản lý toàn diện các hoạt động cốt lõi như tài chính, đơn hàng, tồn kho, chuỗi cung ứng, nhân sự,... Một khảo sát cho thấy 95% doanh nghiệp ứng dụng ERP đã cải thiện đáng kể hiệu quả vận hành.
- Mô hình on-premises ERP được triển khai và vận hành trên hạ tầng CNTT nội bộ. Nói cách khác, On-premise có nghĩa là phần mềm được cài đặt trên phần cứng vật lý thuộc sở hữu của một tổ chức, nằm trong cơ sở vật lý của nội bộ thường là trong trung tâm dữ liệu của chính tổ chức đó. On-premise còn được gọi là tại chỗ hoặc hệ thống ngoại tuyến.
- Còn Cloud ERP hoạt động trên nền tảng điện toán đám mây và được truy cập thông qua internet. Có nhiều hình thức triển khai Cloud ERP, nhưng nổi bật nhất hiện nay là mô hình Software-as-a-Service (SaaS) với kiến trúc đa người dùng (multi-tenant). Trong mô hình này, mọi khách hàng đều sử dụng cùng một phiên bản phần mềm, được tách biệt ở cấp độ dữ liệu nhằm đảm bảo tính riêng tư và bảo mật.
Vì sao nên chuyển từ On-premises sang Cloud?
Việc chuyển đổi từ ERP truyền thống sang Cloud ERP không chỉ là xu hướng, mà còn là bước đi chiến lược cần thiết để giúp doanh nghiệp thích nghi nhanh với sự biến động của thị trường và nhu cầu phát triển linh hoạt. Dưới đây là ba lý do chính khiến ngày càng nhiều doanh nghiệp lựa chọn Cloud ERP:
Giảm chi phí và tài nguyên: Cloud ERP giúp tiết kiệm chi phí đầu tư hạ tầng, không gian và nhân lực IT, với mô hình chi trả linh hoạt theo nhu cầu.
Dễ dàng nâng cấp: Các bản cập nhật và nâng cấp trên Cloud ERP được tự động hóa, không gây gián đoạn và tránh tình trạng "mắc kẹt phiên bản" (version clock) như ERP truyền thống.
Linh hoạt và mở rộng dễ dàng: Cloud ERP cho phép doanh nghiệp mở rộng quy mô nhanh chóng, giúp lãnh đạo tập trung vào chiến lược phát triển thay vì quản lý hệ thống.
ERP on-premises yêu cầu doanh nghiệp tự vận hành, bảo trì hệ thống máy chủ, thiết bị phần cứng và phần mềm trong trung tâm dữ liệu của mình. Điều này kéo theo chi phí đầu tư cao, đòi hỏi không gian vật lý và đội ngũ IT chuyên môn.
Việc nâng cấp hệ thống thường rất phức tạp do phần mềm đã được tùy chỉnh sâu theo đặc thù doanh nghiệp. Khi có phiên bản nâng cấp từ nhà cung cấp, các tùy biến và tích hợp phải được kiểm tra lại, người dùng cần được đào tạo lại – gây gián đoạn vận hành tương đương với triển khai mới. Hậu quả là nhiều doanh nghiệp trì hoãn nâng cấp và rơi vào tình trạng “mắc kẹt phiên bản” (version lock).
Ngược lại, Cloud ERP mang đến cách tiếp cận hiệu quả hơn:
Hệ thống linh hoạt, dễ mở rộng, cho phép ban lãnh đạo tập trung vào chiến lược tăng trưởng thay vì bảo trì hệ thống.
10 lý do doanh nghiệp nên chuyển sang hệ thống Cloud ERP?
Có nhiều lý do khiến một công ty chuyển từ ERP on-premises sáng ERP đám mây, nhưng dưới đây là một số lý do lớn nhất:
1. Tối ưu chi phí và tài nguyên
Với ERP on-premises, doanh nghiệp phải tự đầu tư và quản lý toàn bộ hệ thống máy chủ, phần cứng, phần mềm cùng cơ sở hạ tầng mạng - kéo theo chi phí ban đầu lớn, không gian lắp đặt và đội ngũ IT chuyên trách. Ngược lại, Cloud ERP loại bỏ phần lớn gánh nặng đầu tư hạ tầng, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và chuyển sang mô hình chi trả linh hoạt theo nhu cầu sử dụng của tổ chức.
2. Tự động nâng cấp & bảo trì
Việc nâng cấp hệ thống on-premises thường gặp khó khăn do các tùy biến sâu theo đặc thù doanh nghiệp. Mỗi lần cập nhật, phần mềm đều đòi hỏi kiểm tra lại toàn bộ tích hợp, đào tạo lại người dùng,... điều này dễ gây ra những gián đoạn nghiêm trọng. Chính vì vậy mà nhiều doanh nghiệp lựa chọn cách trì hoãn nâng cấp, dẫn đến tình trạng “mắc kẹt” ở phiên bản cú, không còn tương thích với công nghệ mới.
Ngược lại, với công nghệ mới, các nhà cung cấp Cloud ERP sẽ chịu trách nhiệm toàn bộ hạ tầng, bao gồm cập nhật phần mềm, vá lỗi và bảo trì hệ thống. Điều này giúp doanh nghiệp khắc phục hoàn toàn vấn đề khi nâng cấp hệ thống, mọi cập nhật đều được tự động hóa luôn an toàn, tuân thủ và giảm thiểu rủi ro.
3. Tiếp cận công nghệ mới
Công nghệ ngày nay không còn là công cụ hỗ trợ doanh nghiệp vận hành mà còn là “đòn bẩy” giúp các tổ chức gia tăng năng lực cạnh tranh trên thị trường. Nếu là trước đây, việc tiếp cận các công nghệ như Trí tuệ nhân tạo (AI), Machine Learning, IoT, Blockchain… đòi hỏi sự đầu tư đáng kể vào cơ sở hạ tầng và nhân sự chuyên môn xử lý dữ liệu.
Nhưng với Cloud ERP, các công nghệ này đã được tích hợp sẵn vào hệ thống, điều này có nghĩa là các doanh nghiệp có thể khai thác tối đa lợi ích từ nền tảng hiện đại này mang lại mà không cần tốn thêm nhiều chi phí vào cơ sở hạ tầng vật lý hay đội ngũ kỹ thuật chuyên biệt…
4. Bảo mật vượt trội
Một số doanh nghiệp vẫn còn do dự khi chuyển dữ liệu tài chính lên nền tảng đám mây, chủ yếu do lo ngại về bảo mật. Tuy nhiên, trên thực tế, Cloud ERP thường có mức độ bảo mật cao hơn so với các hệ thống on-premises.
Cloud ERP hiện nay áp dụng các tiêu chuẩn bảo mật tiên tiến như mã hóa dữ liệu, xác thực đa yếu tố và nhiều biện pháp an ninh quan trọng khác. Bên cạnh đó, máy chủ của Cloud ERP được đặt tại các trung tâm dữ liệu tập trung, có độ an toàn cao, giúp giảm thiểu rủi ro mất mát do trộm cắp vật lý.
Các giải pháp ERP trên nền tảng đám mây thường được cấu hình và triển khai nhanh chóng, nhiều dự án chỉ mất chưa đến 100 ngày. Lý do là vì nhà cung cấp dịch vụ sẽ chịu trách nhiệm sẵn sàng phần cứng và phần mềm, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian chuyển đổi và giảm gián đoạn vận hành. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể phản ứng linh hoạt hơn trước nhu cầu tăng cao hoặc những biến động nhanh của thị trường.
6. Dữ liệu thời gian thực
Cloud ERP mang lại khả năng cập nhật dữ liệu theo thời gian thực vượt trội so với các hệ thống truyền thống (on-premises). Nhờ việc lưu trữ và vận hành tập trung trên Cloud, mọi thông tin đều được đồng bộ và cập nhật liên tục. Điều này giúp loại bỏ tình trạng chậm trễ hoặc sai lệch dữ liệu do phải tích hợp từ nhiều phần mềm khác nhau, từ đó nâng cao độ chính xác trong báo cáo và dự báo.
7. Tùy chỉnh linh hoạt
Khác với hệ thống on-premises tốn kém và phức tạp, việc tùy chỉnh Cloud ERP được thực hiện dễ dàng nhờ khả năng mở rộng và hỗ trợ từ nhà cung cấp, không cần đầu tư thêm phần cứng hoặc đội ngũ kỹ thuật chuyên sâu.
8. Tuân thủ pháp lý dễ dàng hơn
Với Cloud ERP, các doanh nghiệp hoạt động động trong những ngành bị quản lý chặt chẽ như tài chính, y tế,... không cần mất công theo dõi và cập nhật thủ công các quy định pháp lý thường xuyên thay đổi. Hệ thống đã tích hợp sẵn các chuẩn như HIPAA, GDPR, GAAP và tự động cập nhật, giúp doanh nghiệp luôn tuân thủ quy định trong nước lẫn quốc tế. Một số nền tảng còn hỗ trợ chuyển đổi quy định theo từng quốc gia, rất phù hợp cho doanh nghiệp hoạt động toàn cầu.
9. Truy cập mọi lúc, mọi nơi
Chỉ cần thiết bị kết nối internet, người dùng có thể truy cập hệ thống Cloud ERP từ bất kỳ đâu, cho phép các phòng ban hoặc đơn vị kinh doanh khác nhau có thể làm việc linh hoạt mà không cần VPN hay phần mềm giả lập như hệ thống on-premises.
10. Khả năng mở rộng linh hoạt
Với ERP on-premises, mở rộng hệ thống đồng nghĩa với việc doanh nghiệp phải nâng cấp hoặc đầu tư thêm phần cứng, gây tốn kém và mất thời gian. Trong khi đó, Cloud ERP cho phép tăng hoặc giảm tài nguyên linh hoạt, giúp hệ thống dễ dàng thích ứng theo quy mô và nhu cầu phát triển của doanh nghiệp như tuyển dụng, mở rộng sản phẩm hay sáp nhập.
Chuyển đổi On-premises ERP sang Cloud ERP
Dù lợi ích đã được chứng minh, nhiều doanh nghiệp vẫn còn đắn đo trước quyết định chuyển đổi lên nền tảng đám mây. Tuy nhiên, để xây dựng một chiến lược chuyển đổi hiệu quả, trước hết cần nhìn nhận Cloud ERP không chỉ là một công cụ vận hành, mà còn là nền tảng chiến lược cho tăng trưởng và chuyển đổi số toàn diện.
Lựa chọn đúng nền tảng và đối tác triển khai là yếu tố then chốt. Với hơn 27.000 khách hàng toàn cầu, Oracle NetSuite đã đồng hành cùng nhiều doanh nghiệp chuyển đổi thành công từ ERP on-premises sang mô hình Cloud. Nền tảng ERP hợp nhất này giúp doanh nghiệp có cái nhìn toàn diện về hoạt động tài chính, chuỗi cung ứng, nhân sự và khách hàng – tất cả trên một hệ thống duy nhất, dễ mở rộng.
SuiteCloud Vietnam – đối tác triển khai cấp cao của Oracle NetSuite tại Việt Nam – với kinh nghiệm triển khai cho nhiều doanh nghiệp vừa và lớn trong đa dạng ngành nghề, cam kết đồng hành cùng khách hàng trên hành trình số hóa và tối ưu vận hành doanh nghiệp.
